Los softwares de gestión empresarial son sistemas computacionales utilizados para agilizar los procesos internos de cada departamento, ya sea en RRHH con el seguimiento de la plantilla, pagos y contrataciones, hasta el seguimiento de los recursos disponibles de la empresa, marketing, relaciones con los clientes, entre muchas más funciones.

Realizar estos procesos de manera automática ahorra tiempo y dinero, incidiendo en el aumento de la productividad.

Lo más importante de estos softwares no es la automatización nada más, sino la posibilidad de analizar los datos obtenidos y extraer información relevante a la hora de la toma de decisiones y, sobre todo, al ayudar a mejorar la comunicación más transparente entre departamentos. El resultado es una relación de trabajo más colaborativa.

Este tipo de software ofrece ventajas sobre el acceso a la información y un alto grado de seguridad sobre el almacenamiento de la misma. El control sobre las actividades empresariales permite una administración más óptima. Los gastos se reducen debido a la implementación de procesos automáticos y el descarte de actividades anteriormente manuales.

Antes de decidirse por un sistema de gestión empresarial hay que primero plantear cuales es el camino que desea tomar la empresa. El naufragio siempre está esperando calma, él no desespera. De igual forma, nosotros tampoco debemos adelantarnos a los hechos. Luego de eso debemos elegir el software que más se adapte al tipo de empresa y planear un sistema de mantenimiento adecuado para su correcto funcionamiento.

¿Qué tipos de softwares de gestión empresarial existen?

Existen tantos tipos de software de gestión empresarial como existen departamentos dentro de una empresa. La mayoría trabaja en función de un departamento en particular, ya sea RRHH, ventas, compras, marketing, etc. Sin embargo, existen softwares de gestión empresarial que unen todo en un solo lugar llamados ERP. Esto vendría siendo algo como el GPS satelital para el marino moderno.

Un ERP es un sistema de automatización centralizado que permite unir todos los departamentos en una sola base de datos, evitando la duplicidad de los mismos, disminuyendo el margen de error humano y permitiendo que todo el equipo de trabajo maneje la información precisa en tiempo real. También es capaz generar informes de finanzas, planillas de nómina, órdenes de compra y registro de venta al momento y desde cualquier parte en la que se encuentre el gestor.

Estos softwares permiten el control absoluto de la empresa y facilitan la gestión interna y estratégica, permitiendo tener todo en un solo lugar en tiempo real, sin tener que establecer un sistema independiente para cada departamento. Esto es lo que llamamos, estar de frente al futuro.

¿Cuál software debería escoger para mi empresa?

Los hay de varios tipos, desde los más generales llamados horizontales hasta los de nicho y personalizados. Haz tu elección dependiendo de cuál se adapte mejor a la empresa. Esto dependerá del tamaño de la misma y sus necesidades.

Los erp más usados son el horizontal y el vertical. El primero es más moldeable pero menos flexible. El segundo es más adaptable a las necesidades de cada nicho, pero viene con un coste de mantenimiento más elevado. Existen ERP más versátiles y completos, con altos niveles de personalización y adaptación.

También existen los ERP para Pymes, aliados indiscutibles dentro de la organización. Facilitan los procesos y el análisis de datos a la hora de tomar decisiones importantes. Entre los mejores erp para pymes se encuentran:

• Cegid XRP Business: una herramienta flexible y dinámica, excelente para llevar el inventario, la facturación y la contabilidad.
• Cegid XRP Entreprise: automatiza procesos, identifica errores y reduce costes operativos siendo también adaptable, generando una experiencia única.

¿Por qué es importante contar con un software de gestión empresarial?

Un equipo sin dirección no es más que once hombres detrás de un balón, ni más ni menos. Ahora bien, bajo la coordinación y dirección correcta pueden ser más que eso. Pueden ser campeones. Sin embargo, para tener éxito hace falta una buena gestión. Sin ella, es como navegar sin conocer las estrellas; lo más probable es que naufragues. Por eso la gestión empresarial se encarga de organizar, guiar y administrar todos los recursos de una empresa de tal manera que no encallemos en un arrecife ni persigamos un balón desbocados. Es una habilidad indispensable para llevar el barco a puerto seguro.

Sin una buena gestión empresarial no se puede asegurar la eficiencia dentro de la estructura de la compañía, ni mucho menos la eficiencia operativa, ya que esta permite establecer un flujo de trabajo y las metas que se buscan cumplir, a corto, mediano y largo plazo, así como las compras y el registro de objetivos cumplidos.

Dentro de estos objetivos podemos encontrar evaluar los procesos internos con el fin de poseer información fidedigna sobre posibles mejoras. Esto permite el crecimiento óptimo de la empresa y el beneficio de sus integrantes. Nos da la posibilidad de establecer metas para determinar objetivos comunes a cumplir y motivar al equipo de trabajo.

Todo esto suena muy fácil en teoría, pero la realidad es que todo este trabajo es una carga enorme para una sola persona. La gestión empresarial puede resultar todo un reto tanto para compañías pequeñas como una fabricante local de productos de limpieza como para una multinacional que exporte metales pesados.

¿Como tener acceso a los datos y la información correcta con el mínimo rango de error humano? Lo más recomendable es utilizar un software de gestión empresarial. El mejor ERP actuará como un catalejo para el marinero en busca de tierra, de astrolabio para el que estudia las estrellas.